Dette er nr. 2 artikel i vores serie om onboarding. I den første artikel startede vi højtflyvende på et par vinger skabt af videnskabelige og historiske byggeklodser. Nu dykker vi ned i en konkret case for at demonstrere, hvordan talentbaseret onboarding kan se ud.
Målet er at skabe en fundamental forståelse for Onboarding samt at anskueliggøre vigtigheden af at skabe de rette, talentbaserede og dermed individualiserede rammer for den nyansatte, til gavn for både individet og virksomheden.
Mød vores caseperson
Vores case er en mand, der netop har fået jobbet som Customer success (CS) konsulent i en SaaS virksomhed; og skal derfor onboardes i den 4-mand store CS-afdeling. Forestil dig nu, at du er hans leder – og at du står med resultatet af mandens TT38 Talenttest i hænderne.
Vi vil i det følgende fokusere på, hvordan du som hans leder, kan bruge flere af de relevante grafer i TT38 rapporten til at skræddersy et individuelt onboarding forløb. Vi forudsætter, at du og dit team allerede har styr på det overordnede forløb og praktikaliteter såsom computer, passwords, blomster og formel velkomst.
Hvis du vil have indsigt i den videnskabelige evidens bag denne artikel, så anbefaler vi at du læser den første artikel i serien om Onboarding: En videnskabelig indflyvning til onboarding
Den første, vigtige graf: Talentgrafen
Vi starter med at kigge på CS-konsulentens Talentgraf på side 4 i hans rapport. Grafen viser det samlede billede af hans talenter, det vil sige at de højest rangerende talenter fortæller dig, hvor hans udviklingsmuligheder er størst. Det er også en tydelig indikation af hvilke arbejdsopgaver, der giver ham energi samt hvor det ser mere sløjt ud. Her får vi indblik i hvilke talenter, der er særligt vigtige at få i spil hurtigst muligt – og hvilke bundtalenter du så vidt muligt skal sørge for at få gjort irrelevante. Lad os dykke ned i hans profil og kaste et blik på hans Talentgraf nedenfor.
Blandt de øverste talenter i grafen finder vi Kommunikerende (1), Inddragende (3) og Relaterende (6), det betyder at du har fået en CS-profil, der rigtig gerne vil være social og hyggesnakke med alle. Derfor er det vigtigt at prioritere den sociale del af onboardingen som det allerførste. Samtidig giver hans Holistiske (5) talent et behov for at se helheden i alting – det handler således ikke kun om at skabe fællesskaber i CS-teamet, men også om at vise hvordan virksomheden fungerer som et komplet økosystem.
Kombinationen er Kommunikerende (1) og Charmerende (8) gør ham samtidig meget udadvendt, og derfor kan det være en god ide, at du forbereder nogle af de mere introverte folk i virksomheden på deres nye kollega, så de ikke bliver overvældet af kontrasterne.
Det Optimistiske (2) talent spreder generelt en god stemning på kontoret og giver en tro på, at det nok skal blive godt. Til gengæld skal du også være opmærksom på, at han nok også kan blive ret Optimistisk i forhold til, hvor meget han kan nå. Derfor skal hans nærmeste leder passe på med at smide for mange opgaver på hans bord med det samme.
Samtidig er det vigtigt at stimulere hans Filosoferende talent (4) samt give det tid til at tænke over tingene en ekstra gang og til at se tingene fra alle sider. En meget konkret måde at gribe det an på kan være, at du stiller ham et reflektionsspørgsmål. Stil dit spørgsmål belejligt om fredagen, efter den første uge på jobbet – og aftal at vende det med ham den følgende mandag. På den måde kan han vende og dreje spørgsmålet nogle gange hen over weekenden.
Nu vender vi blikket nedad og kigger på bundtalenterne i grafen; her er det vigtigt at tage højde for det lave talent Disciplineret (33). Det kan betyde, at opgaver der stiller store krav til detaljegraden samt opgaver af mere repetitiv karakter, ret hurtigt vil dræne ham for energi. Såfremt der er opgaver af denne karakter i hans job, kan du enten tilstræbe at sætte et system op, som sørger for at han får det gjort alligevel. Eller alternativt kan du partner ham op med en kollega, som er et udpræget ordensmenneske og dermed kan hjælpe ham. Et andet opmærksomhedspunkt er, at det Fokuserende (32) ligger så lavt, at det vil give god mening at tage de rutinemæssige opgaver og bryde ned i mange små opgaver som fordeles henover hele ugen. På den måde virker det mindre rutineagtigt og han får mulighed for at aktivere sit Fleksible talent (9), der er god til at hoppe mellem mindre opgaver.
Sidst men ikke mindst ville det give mening, at han slet ikke skal beskæftige sig med dataanalyse, da Analyserende ligger allersidst (34). Det betyder dog ikke, at han ikke formår at bruge datadrevne kundeindsigter. Men i en CS-kontekst vil det for eksempel give mening at partner ham op med en, der scorer højt på Analyserende og er rigtig skarp på datasiden af jobbet. For eksempel kan du incitere månedlige sessioner mellem de to medarbejdere, hvor den objektive, datadrevne person præsenterer sine analyser, som den nyansatte dermed kan trække ind i hans eget økosystem – og dermed blive en del af hans mere alternative mindset. Lykkedes dette, vil I opnå en enorm indsigt.
Vi har nu set på nogle af de mere konkrete tiltag, som Talentgrafen peger på. Lad os derfor gå videre til 2 yderligere grafer fra rapporten, som oftest er særligt anvendelige i en onboarding kontekst.
Motivationsgrafen: Hvordan sikrer vi højt engagement fra starten?
Som beskrevet i vores artikel om videnskabelige indflyvning til onboarding feltet,
så viser forskningen, at man i de første 2-4 uger af en nyansættelse bygger et fundament for langsigtet engagement. Derfor er det selvfølgelig åbenlyst vigtigt, at du formår at skræddersy engagementsfordrende initiativer til den nyansatte helt fra starten. Og det er præcis hvad motivationsgrafen nedenfor hjælper os frem til.
I motivationsgrafen for den nyansatte CS-konsulent ser vi på de motivationsfaktorer, der kendetegner hans profil. Vi er først og fremmest interesseret i de 4 faktorer, der score højest: altså Fællesskab, Frihed, Harmoni og Vidunder. Den høje score viser, at initiativer der taler til netop disse motivationsdrivere, vil have den relativt mest engagementsskabende effekt for vores nye mand.
Det første drive, Fællesskab, betyder at kollegaskab og samarbejde med kollegaer er særligt motiverende for den nyansatte. Det vil altså sige, at der skal prioriteres tid i de første par uger til at forme venskabelige og dybere relationer på arbejdspladsen. Samtidig vil det give mening at lave et socialt arrangement med de nærmeste kollegaer tidligt i forløbet.
Den høje score på Frihed indikerer, at den nærmeste leder skal passe på med at blive for styrende. Det vil altså sige at I skal sætte nogle tydelige rammer, samtidig med at der tillades relativ fri leg inden for disse.
Harmoni betyder, at han vægter den gode stemning højt. Kan du finde en onboarding buddy til ham; en kollega der både scorer højt på Optimistisk og Relaterende, så vil de to medarbejdere ganske hurtigt blive enige om, at alt er awesome. Derudover kan det være en ide at tage en fælles snak med teamets mere kritiske medlemmer, så I undgår misforståelser. Vi ser ofte kritiske individer blive opfattet som nej-hatte eller som om de laver personlige angreb. Dette er bare sjældent deres hensigt, og disse misforståelser kan man gøre meget for at komme i forkøbet.
Den sidste højtscorende motivationsfaktor for vores profil er Vidunder, og her handler det om at drømme de store tanke og visioner. Giv plads til at det gerne må være lidt grandiost. Tal med den nyansatte om virksomhedens vision og den forskel, den gør for verden. Samtidig kan etableringen af en personlig vision virke motiverende for ham; tal med ham om, hvor han ser sig selv om 3 år. Kort sagt skal du fodre drømmen hos den nyansatte.
Motivationsgrafen er altså en ganske stor hjælp, når du skal tilrettelægge et individuelt tilpasset og engagementsskabende onboardingforløb. En anden vigtig graf at tage højde for er Stressgrafen, som vi afslutningsvis vil behandle.
Stressgrafen: Hvordan undgår vi at filmen knækker?
Vores stressgraf har til hensigt at forebygge stress; den fortæller ikke, hvorvidt vores profil er stresset, og den er ikke beregnet til at behandle folk med en stressdiagnose. Rigtige stressdiagnoser kræver klinisk uddannelse, så det felt skal vi ikke bevæge os ind i. Til gengæld giver grafen en meget anvendelig indsigt i, hvordan vi kan undgå at folk bliver stressede af deres arbejde.
Grafen viser således hvilke mekanismer, der potentielt kan lede til stress, samt i direkte forlængelse af dette; hvad kan vi gøre for at komme det i forkøbet. Grafen inddeler stress i 3 forskellige varianter: Top-performer, Neurotisk og Submissiv.
Helt kort betyder Top-performer stress, at man arbejder sig ihjel – sædvanligvis er profilen drevet af høje ambitioner og en tendens til at påtage sig for meget ansvar eller sætte for mange ting i gang. Neurotisk stress betyder, at profilen bekymrer sig ihjel – sædvanligvis trukket af perfektionisme, overtænkning, empati eller en kombination heraf. Submissiv stress skyldes, at personen kompromitterer sig selv igen og igen for at gøre andre glade. Man er simpelthen for sød og rar, og får ikke sagt tydeligt fra; hvorfor man ender med at føle sig overset, udnyttet og bitter.
Da onboarding i sig selv er en stressfuld periode præget af usikkerhed og en determination for at vise, hvad man som nyansat er værd – så er det naturligvis vigtigt, at du ikke går ind og trykker på de forkerte knapper hos din nye medarbejder. Nedenfor kan vi se vores nye CS-konsulents stressgraf.
Som vi kan se, er det åbenlyst vigtigt at tage højde for den submissive stresstendens hos CS-konsulenten, da scoren er ganske høj. Det betyder, at det er aldeles vigtigt for nærmeste leder at køre en-til-en med en høj frekvens; 2-3 gange om ugen de første 3-4 uger, derefter en gang om ugen. Det behøver ikke at være lange sessioner, typisk vil 15-30 minutter være tilstrækkeligt. Pointen er at du eller hans nærmeste leder tjekker ind på, hvordan den nyansatte har det. Det må gerne have karakter af en personlig snak. Formår du at skabe et rum, hvor han kan vise sig fra andet end sin optimistiske-hygge-snakke-glade side, så er man allerede nået rigtig langt i en konstruktiv onboardingproces.
Konklusion
Vores case med den nyansatte CS-konsulent illustrerer med de 3 omtalte grafer, hvordan vi kan tilpasse onboarding forløbet til den nyansattes talenter. På den måde kan vi både maksimere medarbejderens engagement og trivsel, samtidig med at vi aktivt skaber det fundament der også kan forebygge stress. Har du desuden en nogenlunde veldefineret handleplan for ham, så kan du forvente at høste alle de positive gevinster som demonstreres i den første artikel i serien om onboarding . Alt dette ikke alene til fordel for den nyansatte, men også for hans kollegaer, dig som lederen – og er dermed også en gevinst for hele organisationen.
Vil du vide mere om videnskaben bag Onboarding, så læs 1. del af miniserien her: