Hvad koster en nyansættelse?

Hvad koster det egentlig at ansætte en ny medarbejder? Svaret på dette spørgsmål er ikke så ligetil, som man kunne antage. Det er nemlig ikke kun de håndgribelige omkostninger til jobopslag, rekrutteringskonsulent, personlighedstest samt x antal timer til jobsamtaler. Faktisk pådrages størstedelen af omkostningerne efter ansættelsen. Nedenfor vil jeg forsøge at kortlægge omkostningerne til en nyansættelse baseret på den nyeste videnskabelige litteratur inden for området. Formålet er at identificere nogle benchmarks, som man kan holde sine egne omkostninger op imod, samt danne sig et overblik over, hvor man bedst kan sætte sine ressourcer ind for at maksimere værdien af ansættelsen. Omkostningerne er generelt angivet i form af ugelønninger, da dette er nemt at forholde sig til og samtidig afspejler, at højtlønnede generelt er dyrere at ansætte.

Hvad koster det i gennemsnit at ansætte en ny faglært medarbejder?

Det koster i gennemsnit 14-16 ugers løn at ansætte en faglært (Blatter et al., 2012; Muehlemann & Leiser, 2018; Muehlemann & Pfeiffer, 2016). Der er imidlertid stor variation i omkostningerne. I Muehlemann og Leisers (2018) studie varierer omkostningerne fra nærmest 0 kr. til mere end 1,2 mio. kr. Ikke overraskende er der også en ganske stor variation i omkostninger på tværs af professioner, som man kan se i diagrammet nedenfor (data er hentet fra Blatter et al., 2012).

 

Som det kan ses, koster det 25 ugers løn at ansætte en automationstekniker, mens en kok blot koster 7 ugers løn. Den store forskel kan sandsynligvis forklares af udbud og efterspørgsel, samt hvor komplekst jobbet er.

Hvad sker der med omkostningerne, når man skal ansætte flere? Man kunne antage, at der ville være stordriftsfordele ved at lave mange nyansættelser. Dette ser imidlertid ikke ud til at være tilfældet. Tværtimod, marginalomkostningen for nyansættelser er generelt stigende (Blatter et al., 2012). Som det kan ses i diagrammet nedenfor, er den 30. ansættelse inden for en 3-årig periode 2,4 gange så dyr som den første ansættelse.

 

Driveren bag de stigende marginalomkostninger ser ud til at være rekrutteringsomkostningerne. Dette skyldes ifølge forskerne bag studiet, at det bliver tiltagende sværere at finde den rette medarbejder, jo flere man skal bruge.

Disse data viser altså, at det koster 22 ugers løn at ansætte én IT-specialist, men hvis virksomheden vækster så meget, at den skal ansætte 15 IT-specialister inden for tre år, så koster den sidste ansættelse 33 ugers løn. På denne baggrund kunne det være hensigtsmæssigt at analysere, hvorvidt de eksisterende ressourcer i virksomheden er optimalt udnyttet fremfor at lave en lang række ansættelser. Vores erfaring viser, at man med de rette værktøjer og specialister kan hæve produktiviteten med 5-25 pct. pr. person i mange organisationer. Hvis en HR-konsulent kan løfte et team på 10 personer med 10 pct. pr. person, er der hentet en hel ekstra stilling hjem. Hvis denne proces koster 3-4 ugers løn, og man slipper for at skulle bruge 22 ugers løn på at lave en nyansættelse, ville det være en ganske god forretning.

Kategorisering af omkostninger:

Overordnet set kan man skelne mellem tre kategorier af rekrutteringsomkostninger:

• Rekrutteringsomkostninger: Search/selection, screening, samtaler, evaluering
• Adaptionsomkostninger: Den nyansattes manglende produktivitet og formel oplæring i form af kurser etc.
• Afbrydelsesomkostninger: Omkostninger, der opstår, når eksisterende medarbejdere skal hjælpe den nyansatte og derfor selv er uproduktive

Et spritnyt studie fra Muehlemann og Leiser (2018) baseret på schweiziske data viser, at omkostningerne i gennemsnit fordeler sig således:

Deres studie viser altså, at 79 pct. af omkostninger pådrages efter ansættelse. Dog skal der her tages højde for, at deres studie ikke inkluderer omkostninger forbundet med generelle employer branding-aktiviteter. Kigger vi nærmere på adaptionsomkostningerne viser tallene, at det tager en nyansat cirka 80 dage at ramme det gennemsnitlige produktivitetsniveau, og i denne periode er vedkommende i gennemsnit 30 pct. mindre effektiv (Blatter et al., 2012; Muehlemann & Pfeifer, 2016; Muehlemann & Leiser, 2018). Den relativt store omkostning forbundet med afbrydelsesomkostninger skyldes, at de øvrige ansatte i gennemsnit bruger 99 timer på uformel oplæring af den nyansatte (Muehlemann & Leiser, 2018).

Tallene er væsentlige, idet mange antager, at rekrutteringsomkostningerne er de største. Dette skyldes sandsynligvis, at omkostningerne forbundet hermed er konkrete og synlige – man ved, hvad jobopslaget, personlighedstesten, og konsulenten koster, og det er nemt at fastsætte omkostningen forbundet med jobsamtalen. Omkostningerne forbundet med adaptions- og afbrydelsesomkostningerne er mindre synlige.

Faktorer, der påvirker ansættelsesomkostningerne

Virksomhedens størrelse:

Generelt bruger større virksomheder flere penge på at lave en ansættelse, som man kan se i diagrammet nedenfor.

 

I forlængelse af dette er det interessant, at det er rekrutteringsdelen af processen, der koster mest hos de store virksomheder (Blatter et al., 2012). Faktisk bruger virksomheder med mere end 100 ansatte op til fire gange så mange penge på rekrutteringsfasen som virksomheder med 1-9 ansatte. Det ser ud til at være længere jobsamtaler med en højere timeomkostning, flere penge til jobopslag og højere udgifter til eksterne konsulenter, der driver forskellen. Derimod er der ikke den store forskel i adaptionsomkostninger. Det vil sige, at store virksomheder generelt ikke ser en umiddelbar effekt af deres dyrere rekrutteringsproces på denne post. Uanset om virksomheden er stor eller lille, er den nyansatte altså i gennemsnit lige så uproduktiv i lige så så lang tid. Dog viser studiet ikke noget om, hvorvidt de højere rekrutteringsomkostninger har en positiv effekt på fastholdelse på den lange bane.

Makroøkonomiske faktorer:

Arbejdsløsheden har en væsentlig effekt på ansættelsesomkostningerne. Jo højere arbejdsløsheden i en industri er, jo billigere er det at ansætte. Stiger arbejdsløsheden med 1 pct. falder rekrutteringsomkostningerne i gennemsnit med 5 pct. (Blatter et al., 2012; Muehlemann & Pfeifer, 2016). Et positivt spin på dette er, at det næppe bliver dyrere at ansætte, end det er nu.

Er der noget, studierne ikke har taget højde for?

De studier, som ovenstående bygger på, forsøger at estimere gennemsnitsomkostningerne forbundet med en nyansættelse. Det betyder i sagens natur, at resultaterne ikke siger noget om, hvad en rekruttering koster i en specifik virksomhed. Derfor kan de fungere som et benchmark, men der kan i sagens natur være en række kontekstspecifikke aspekter, der skal tages højde for.

Selvom studierne er stærke, er der nødvendigvis en række ting, de ikke kan tage højde for. De tager for eksempel ikke direkte højde for, hvor attraktiv en given virksomhed er for arbejdstagere – det vil sige virksomhedens employer brand. Ifølge Muehlemann og Lesier (2018) er der god grund til at tro, at virksomhedernes employer brand kan spille en væsentlig rolle i forhold til rekrutteringsomkostninger; især når arbejdsløsheden er lav. Dette er der også ret godt belæg for i employer branding-litteraturen (Uggerslev et al., 2012).

Derudover tager studierne ikke højde for de omkostninger i form af tabt fortjeneste, der pådrages, når en virksomhed er underbemandet og derfor ikke kan følge med efterspørgslen. Hvis dette er tilfældet, bliver tid en væsentlig faktor.

Hvad kan disse tal bruges til?

Først og fremmest viser tallene, at det er dyrt at rekruttere, især i disse tider, hvor arbejdsløsheden er lav. De omkostninger, som studierne når frem til, kan bruges som benchmark for egne rekrutteringsomkostninger. Derudover er det relevant at vide, hvordan omkostningerne til ansættelse generelt fordeler sig i forhold til at allokere dem korrekt.

Det er også tankevækkende, at adaptionsomkostningerne udgør over halvdelen af ansættelsesomkostningerne. Denne post er dermed særligt relevant at kigge på. Kan man for eksempel hæve den nyansattes gennemsnitlige produktivitet og afkorte adaptionsperioden gennem veltilrettelagt onboardingprocesser, så kan der sandsynligvis spares en del penge.

Sidst, men ikke mindst giver tallene i en indikation af, hvor dyrt det er at fejlansætte, da det givetvis koster mindst det dobbelte. Når rekrutteringsomkostningerne samtidig udgør lille del af de samlede omkostninger, kan det meget vel give mening at bruge nogle tusinde kroner på at minimere risikoen ved for eksempel at teste kandidaterne ordentligt.

REFERENCER:

Blatter, M., Muehlemann, S. & Schenker, S. (2012): “The costs of hiring skilled workers! European Economic Review, 56, 20-35

Muehlemann, S. & Leiser, M. S. (2018) “Hiring costs and labor market tightness” Labor Economics, 52m 122-131

Muehlemann, S. Pfeifer, H. (2016): “The structure of hiring costs in Germany: Evidence from firm-level data” Industrial Relations, 55(2), 193-218

Uggerslev, K. L., Fassina, N. E. & Kraichy, D. (2012): “Recruiting through the stages: A meta-analytic test of predictors of applicant attraction at different stages of the recruiting process” Personnel Psychology, 65, 597-660